Образец оформления постановления (с продольным расположением реквизитов)
Герб РФ
Наименование организации
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
__________________ ___________________________________
Дата Регистрационный номер документа _________________________________________
Место издания документа
заголовок к тексту постановления
Текст
Констатирующая часть
Вступление (указывают причину издания документа)
Доказательство (излагают основные факты)
Заключение (отмечают цель издания постановления)
Распорядительная часть (состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов)
1. Действие, которое необходимо предпринять
2. Срок исполнения
3. Ответственные за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением)]
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Визы согласования должностных лиц (включая исполнителя, юридические службы, финансовые органы и т.д.) — на оборотной стороне листа.
Приложение 6.4
Образец выписки из постановления (с продольным расположением реквизитов)
________________________________________________________
ВЫПИСКА ИЗ ПОСТАНОВЛЕНИЯ
от ___________№________
___________________________________
Место издания
Заголовок постановления
[Повторение всей констатирующей части документа (см. прилож. 6.3) с выпиской нужного пункта]
Верно:
Должность работника, подготовившего выписку из постановления Подпись Инициалы, фамилия
Дата
Печать
Приложение 6.5
Образец оформления распоряжения (с продольным расположением реквизитов)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
____________________ _______________________________
Дата Регистрационный номер документа
________________________________________
Заголовок к тексту распоряжения
1.1. |
1.2. | Конкретные поручения и т.д. |
3. Ответственные за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением)
Виды согласования должностных лиц (на оборотной стороне листа)
Приложение 6.6
Образец выписки из распоряжения (с продольным расположением реквизитов)
____________________________________________________
ВЫПИСКА ИЗ РАСПОРЯЖЕНИЯ
От ______________№__________
____________________________________
Заголовок распоряжения
[Повторение всей констатирующей части документа с выпиской нужного пункта]
Должность работника, подготовившего выписку из распоряжения Подпись Инициалы, фамилия
Отделяется от распорядительной части словом
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Действие, которое необходимо предпринять 1.1. |
2. Ответственные за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением).
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия Виды согласования должностных лиц (на оборотной стороне листа)
В связи с _________________________________________________
Основание
____________________________________________________________________________________________________________________________
Внести в должностную инструкцию __________________________
_________________________________________________________
(Наименование категории работников отдела)
следующие изменения:
1.________________________________________________________
2. _______________________________________________________
3. _______________________________________________________
Визы согласования (на оборотной стороне листа)
Приложение 6.9
Образец оформления протокола (с продольным расположением реквизитов)
ПРОТОКОЛ
____________________ № _________________
_______________________________
Заголовок:
Заседания комиссии по...
Председатель — Смирнов С.С.
Секретарь — Антонова М.И.
Присутствовали: 30 человек (список прилагается) (если до 15 человек, то в протоколе указываются фамилии с инициалами в алфавитном порядке через запятую)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О порядке подготовки к конференции.
Доклад заведующего...
2. О...
1. СЛУШАЛИ:
Соколову А.И. — текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Иванов М.И. — краткая запись выступления (от третьего лица).
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Одобрить...
1.2....
2. СЛУШАЛИ:
Председатель Подпись С.С. Смирнов
Секретарь Подпись М.А. Антонова
ъ
2. Систематизация документов. Формирование дел. Признаки группировки документа в дело.
Для обеспечения правильного формирования и учета дел предприятия должна составляться номенклатура дел.
Номенклатура - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия., кроме технической документации и печатных изданий.
Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами.
Номенклатура дел составляется по установленной форме (приложение 2) и включает реквизиты: наименование предприятия; наименование вида документ; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения).
Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количеств дел (томов, частей), и № статьи по перечню, примечания.
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.
При составлении заголовков дел следует учитывать что: заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле; заголовок должен быть кратким, четко сформулированным; заголовки типа: “Общая переписка”, “Разные документы” и т.п. не допускаются.
Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.
Состав заголовка дел образует следующие элементы:
- название вида (переписка, журнал) или разновидности документов (приказы , указания, протоколы и т.д.)
- название предприятия или его структурного подразделения;
- адресат или корреспондент документа;
- краткое содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела;
- указание на копийность документов дела.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: “Переписка с заказчиками об отказе оплаты счетов предприятия”
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени на который составлены документы, вид документа (план, отчет).
В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядиетльные документы, указывается вид документа и автор.
В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин “документы”, а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.
Дела по вопросам не разрешенным в течении одного года, являются “переходящими” и вносятся в номенклатуру с индексом.
В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные карточки, журналы учета документов.
При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номер дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течении календарного года.
По окончании календарного года в номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел относительно постоянного и временного сроков хранения.
2.1. Формирование дел.
Формирование дел — это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело — совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.
В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела.
В организациях дела формируются централизованно в службе ДОУ или децентрализовано в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях. Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе ДОУ. Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, в планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).
Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ. Заведующий архивом организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь в формировании дел, а также руководит проведением этой работы.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
● помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
● включать в дело по одному экземпляру документа;
● помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;
● помещать приложения вместе с основными документами;
● группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
● раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.
Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию. Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года. Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания. Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и соответственно подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).
■ Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, имеющие (согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).
■ Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.
В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (ст. 6б), приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.
К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных административных отпусках, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках.
Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, группировать в дела отдельно приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы имеют самостоятельную валовую нумерацию.
Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.
■ Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления.
■ Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
■ Лицевые счета по заработной плате сотрудников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий.
■ Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.
■ Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
■ Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.
По истечении одного года после завершения дел делопроизводством проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с п. 3.7.25 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива 06.02.2002, в архив поступают документы, в т.ч. по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их делопроизводством.
2.2. Группировка документов в дела проходит по следующим признакам:
номинальному;
предметно-вопросному;
авторскому;
корреспондентскому;
хронологическому.
Номинальный признак – группировка в одно дело документов одного вида – приказов, протоколов и т.д.
Предметно-вопросный признак – это объединение в одну папку документов по одному вопросу, например: Судебное дело или Документы о строительстве нового учебного корпуса.
Авторский признак – в дело собираются документы одного автора (комиссии, учреждения, лица). Например, Материалы предметных комиссий, Материалы проверок Комитета труда и занятости.
Корреспондентский признак – переписка с определенным корреспондентом, например: Переписка с фабрикой “Новая заря”.
Хронологический признак (бухгалтерская документация) – применяется в том случае, когда на первое место выступают временные параметры документов, например: Отчеты об отгрузке товаров за январь.
3. Заключительная часть
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.
Неважно на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.
4. Список используемой литературы.
1. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. Кирсанова М.В.
2. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 5-е изд., испр.и доп Автор: Басаков М.И
3. Делопроизводство” В.И. Андреева
4. Справочник по делопроизводству М.В. Стенюков
5. Документы и делопроизводство А.С. Мельникова
Страницы: 1, 2, 3
