Московский Международный Институт Эконометрики, Информатики Финансов и Права
МВБШ
РЕФЕРАТ
По курсу: ДОУ
Тема: Номенклатура дел
Студентки I курса
Группа: ЗКЧ-108
Цимития М.Э.
г. Москва
2002 год.
Содержание
Введение………………………………………………………………..3
1. Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии (организации)………………………………………………….4
1.1 регистрация документов…………………………………………..5
1.2 систематизация документов……………………………………….7
1.3 формирование дел………………………………………………….8
2. Оформление документации об отпусках, командировках и поощрениях, особенности их хранения. Приведите форму графика отпусков, образцы приказов о командировании и поощрении сотрудников..............................................10
2.1 документация об отпусках……………………………………......10
2.2 документация о командировка………………………………….12
2.3 поощрения; стимулирующие выплаты………………………….15
2.4 подготовка документов к архивному хранению………………..18
Заключение……………………………………………………………20
Список литературы…………………………………………………...22
Введение.
Документы предприятия, отражающие производственно хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.
Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований КЗоТ и Инструкции по ведению трудовых книжек, либо не ведется вообще.
Современное делопроизводство включает:
• обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
Руководители предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и должны быть знакомы с Основами законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях.
Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренними (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно – хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.
1.Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии (в организации).
Документооборот-это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:
1 Документы, поступающие из других организаций (входящие),
2 Документы, отправляемые в другие организации (исходящие),
3 Документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе (внутренние).
Документы, поступающие на предприятие, проходят:
1 Первичную обработку,
2 Предварительное рассмотрение,
3 Регистрацию,
4 Рассмотрение руководством,
5 Передачу на исполнение.
Служба документационного обеспечения управления, которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.
Конверты от поступающих документов оставляются в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.
Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы документального обеспечения управления с целью распределения поступивших документов на:
Направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.
На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.
Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.
Документы, подлежащие отправке в другую организацию. Сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой службы ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличия всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т. Д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.
Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.
Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.
Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
1.1 Регистрация документов
Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические , бухгалтерские, финансовые и т. Д.). регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.
Однако, не все документы предприятия регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и другие) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится дата поступления. Перечень документов, не подлежащих регистрации в службу ДОУ:
1 Письма, присланные для сведения (копии)
2 Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок
3 Технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командированию
4 Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня
5 Графики, наряды, заявки, разнарядки
6 Сводки и информация, присланные сведения
7 Учебные планы, программы
8 Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций
9 Прейскуранты
10 Технические условия
11 Претензии
12 Нормы и нормативы расходов материалов
13 Поздравительные письма
14 Пригласительные билеты
15 Документы по заключению коллективных договоров
16 Бухгалтерские документы
17 Планово-финансовые документы
18 Печатные издания (книги, журналы, биллютени)
19 Формы статистической отчетности
20 Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой «лично»
21 Объяснительные записки
22 Арбитражные и исковые документы
Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он должен регистрироваться повторно.
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.
Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно:
1 Приказы по основной деятельности
2 Приказы по личному составу
3 Акты ревизий
4 Протоколы заседаний
5 Отчеты
6 Докладные записки и т. д.
Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая нумерация.
Страницы: 1, 2, 3, 4
