Федеральное агентство по образованию
Московский государственный университет
технологий и управления
Кафедра организации производственной и коммерческой деятельности
Контрольная работа
по дисциплине: «Документационное обеспечение управления».
тема: «Делопроизводство – основы технологии управления».
Выполнила студентка 3 курса
факультета: Экономика и
предпринимательства
специальность: 080502
шифр: 007452
Руководитель:
Москва 2008.
Содержание.
Введение.
3
1. Документы.
4
1.1. Значение документов.
1.2 Группы документов.
2. Организационно-распорядительная документация.
7
2.1. Организационные документы.
2.2. Распорядительные документы.
9
2.3. Справочно-информационные документы.
11
Заключение.
13
Список литературы.
14
Ведение.
В решение задач по совершенствованию управления, немаловажное значение имеет организация делопроизводства в учреждениях, организациях и предприятиях.
Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении управленческих действий. Документирование называется процесс подготовки и создание документов.
Значение рациональной организации делопроизводства для совершенствования работы государственного аппарата объясняется, прежде всего, большим удельным весом документации в процессе управленческой деятельности. В общем объеме управленческого труда делопроизводственные операции составляют 25-60% (в зависимости от специфики работы конкретного аппарата управления).
Документ – материальный носитель, содержащий в зафиксированном виде информацию.
Значение документов в наше время исключительно велико.
Во-первых, документы имеют государственное значение. Государственные органы, изучая документы, освещающие жизнь страны, вырабатывают внешнюю и внутреннюю политику и посредствам документов управляют государством.
Во-вторых, документы имеют юридическое значение. Документами оформляются права граждан, учреждений и организаций.
В-третьих, документы играют роль в организации хозяйственной деятельности государства и его органов. Все хозяйственные операции на предприятиях и в учреждениях оформляются документами.
1.2. Группы документов.
I. По признаку специализации:
1. общие – документы, отражающие результат деятельности канцелярии, общего отдела учреждения;
2. специализированные – документы являющиеся продуктом деятельности структурных частей учреждения:
· бухгалтерские (авансовые отчеты, ведомости распределения затрат, отчетные калькуляции, кассовые ордера);
· плановые (финансовый план, баланс дохода и расхода);
· статистические (статотчеты, таблицы);
· юридические (исковые заявления, решения суда);
· финансовые документы и документы по операциям с бланками(счета, чеки, платежные поручения).
II. По значению:
1. распорядительные (приказы, инструкции, наряды);
2. исполнительные (все виды отчетов, докладные записки);
3. претензионные (рекламационные письма, исковые заявления в арбитраж);
4. информационные (объявления, бюллетени, сообщения).
III. По техники воспроизведению:
1. рукописные;
2. воспроизведенные механическим путем.
IV. По секретности:
1. для служебного пользования – документы, которыми могут пользоваться все работники аппарата, но содержание этих документов не подлежит опубликованию;
2. секретные – документы, которыми пользуются адресат и исполнитель, имеющий разрешение (допуск);
3. совершенно секретные – документы, с которыми имеет право ознакомиться только адресат.
V. По приемам записи:
1. простые – документы написаны от руки или воспроизведены механическим способом обычными буквами, шрифтом и поэтому доступны для понимания каждого грамотного человека;
2. стенографированные – документы, в которых стенографическими знаками дословно записаны выступления на собраниях, заседаниях, митингах и т. д.;
3. зашифрованные – документы, написанные или воспроизведенные условными знаками (цифрами, буквами).
VI. По происхождению:
1. созданные в учреждении;
2. поступившие извне.
VII. По срочности:
1. простые – документы с необозначенными сроками исполнения;
2. срочные – документы с обозначенными сроком исполнения;
3. весьма срочные – документы, подлежащие немедленному исполнению.
VIII. По форме:
1. стандартные – документы составлены по утвержденной форме, заготовленной типографским способом;
2. нестандартные – документы, не имеющие ни строго установленного формата, ни определенного содержания, но реквизиты должны быть вполне определенные.
IX. По сложности:
1. простые – документы, в которых поставлен и решается один вопрос;
2. сложные – документы, в которых поставлены и решаются несколько вопросов.
Все документы могут быть в виде подлинников и копий. Подлинники подразделяются на оригиналы и дубликаты.
Оригинал – это первый, окончательно отредактированный, соответствующим образом оформленный и подписанный документ. Оригинал может быть единственным, уникальным документом и может быть размножен.
Дубликат – вторично воспроизведенный подлинный документ, целиком повторяющий оригинал, включая подписи. Дубликат составляется взамен утраченного оригинала и имеет ту же юридическую силу, что и оригинал. Слово «Дубликат» или «Вторичный» пишется вверху справа.
Копия – это точное воспроизведение содержания подлинного документа. Копия заверяется подписями и печатями компетентных лиц: секретаря, делопроизводителя, нотариуса и пр. Лицо, заверяющее копию, пишет: «Копия верна», «С подлинным верно», а вверху справа – слово «Копия». Копия имеет силу постольку, поскольку известно, что есть подлинник.
Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевые производственную работу, контроль, подбор и расстановку кадров и т. д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, подавляющая часть которых фиксируется в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. Материальными носителями фиксированной информации являются документы.
В зависимости от конкретной управленческой ситуации создаются десятки различных видов документов. Вид документа следует отличать от его разновидности. Вид документа объединяет ряд разновидностей. Так например, протокол – вид документа. Разновидности его: протокол собрания, протокол заседания, протокол допроса, протокол разногласий и др. Или: акт – вид документа, его разновидности – акт приема-передачи дел, акт инвентаризации, акт недостачи и др.
Организационно-распорядительная документация выделяется из единой по своей информационной природе документации в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает делопроизводство.
I. Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязаности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами, исполкомами местных Советов).
Страницы: 1, 2
