Для проведения церемонии составляется программа и сценарий. Готовятся пресс-релизы и бэкграундеры – фоновая информация для медиа – история компании, профили главных управляющих. В материалах для прессы дается характеристика открываемого объекта – нового подразделения, продукта, услуги, товара, магазина. В крайнем случае обилие интересной «фоновой» информации может «вытянуть» слабый информационный повод. Обеспечивается присутствие фотографа – на случай, если фотограф из СМИ не придет или упустит интересный кадр.
Извещение-приглашение в СМИ следует сделать как для журналиста или редактора отдела новостей, так и для фоторепортера. Нередко случается так, что приглашения журналистам организаторы начинают высылать за месяц или, наоборот, за несколько часов до начала. По мнению некоторых специалистов по связям с общественностью, оптимальный срок для оповещения прессы - за 10 - 14 дней, а за несколько дней до акции желательно перезвонить приглашенному и подтвердить его участие. Другие эксперты считают, что лучше приглашать журналистов за 3 - 4 дня до события. Нужно учитывать ритм жизни. Если высылать приглашения раньше, информация может затеряться и все придется повторять заново. Важно определить специальные места для журналистов и создать им условия для работы.
Фуршет или кофе-брейк являются неотъемлемой частью практически каждого мероприятия, и поэтому им также следует уделить особое внимание. Работа с журналистами во время кофе-брейка или фуршета, тоже важна. В это время стоит обменяться контактами, узнать, нужна ли дополнительная информация. Это делается не для того, чтобы обязать журналистов что-то написать про компанию. Это скорее знак внимания к журналистам. Чаще всего наиболее нужную информацию получают именно во время неформального общения.
Примеры самых успешных церемоний
Церемония открытия 10,000-ого Ресторана
McDonald's открыл свой 10,000-ый ресторан. Ресторан был открыт в городе Дайл, штат Виржиния, около Вашингтона, в апреле 1988.
Пресса получила приглашение с пометкой на коробке "Открывать с осторожностью: идет вечеринка". Коробка содержала воздушные шары, конфетти, блокнот репортера с графиками "10,000 и продолжает увеличиваться", и приглашение с изображением ресторанов McDonald's разных лет.
Средства массовой информации были приглашены на празднование "захватывающего, единственного в своем роде" события. Это было выпуск тысяч разноцветных воздушных шаров, которые полностью закрывали ресторан. Процедура перерезания ленточки и церемония выпуска воздушных шаров, которые осуществлялись Фрэдом Тернером, председателем правления McDonald's, Майком Куинланом, президентом, и, конечно, Рональдом Макдональдом, под аккомпонимент Всеамериканского оркестра Средних Школ, были переданы при помощи спутником по всему миру. В качестве обложки комплекта для журналистов использовалась объемная схема развития корпорации McDonald's от первого ресторана, открытого в 1955, до 10,000. Там же была картинка, изображающая ресторан McDonald's с надписью " Уже открыто более 10,000".
Церемония открытия нового ресторана освещалось такими программами как "Доброе Утро Америка", "CBS Этим Утром" и Пи-Би-эС "Ночной Выпуск Новостей ", и дало повод для другого публичного обсуждения на передаче "На этой Неделе с Дэвидом Бринкли". Видео версия была передана при помощи спутника во все уголки земного шара. В дополнение к охвату на 45-и главных рынках телевидения США, новости относительно открытия 10,000-ого ресторана McDonald's смогли увидеть в 23-ех странах. Современная технология позволила переслать отклики из Кореи, Японии и Бразилии обратно в Вашингтон, для того, чтобы показать их на Национальном собрании операторов на следующий день.
Открытие Бизнес-центра им. Рональда Рейгана
Обзор
В марте 1997 г., после пяти лет работы, близилось к завершению строительство Международного торгового центра им. Рональда Рейгана — второго по величине федерального здания в стране после Пентагона. Однако многое еще предстояло сделать. Это здание по-прежнему оставалось предметом споров и объектом нападок со стороны критиков, требовавших пересмотра столь дорогостоящего проекта. К тому же у многих вызывало недовольство, что подобное монументальное архитектурное сооружение будет названо именем президента, выступавшего за сокращение бюджета и аппарата правительства. Управляющие партнеры Торгового центра и Администрация общих служб США обратились к PR-агентству Hill & Know/ton в Вашингтоне для того, чтобы решить следующие задачи. Во-первых, создать реальные и благоприятные перспективы работы здания за год до его торжественного открытия в мае 1998 г. А во-вторых, продумать и безупречно провести церемонию открытия здания и ослабить таким образом критику, а также привлечь в конечном счете внимание к многочисленным преимуществам нового здания.
Среди них главными были следующие:
· уникальный пример сотрудничества государства и частного бизнеса, благодаря которому было построено и будет функционировать здание;
· впервые под одной крышей будут размещены госучреждения и частные фирмы, арендующие помещения в правительственном здании;
· в столице США появится первая площадка для развития экономических связей —Международный торговый центр;
· основная функция здания — стимулирование экономического развития деловой части Вашингтона, при этом распространялось ключевое сообщение о том, что Вашингтон является международным центром в той же степени, в какой он является правительственным городом;
· грандиозные размеры и архитектурные особенности здания в сочетании с его исторической ролью «бриллианта архитектурной короны» Пенсильвания-авеню;
· здание станет символом эпохи и данью уважения президенту Рейгану, который был убежденным сторонником развития свободной торговли.
Ситуация осложнялась тем, что от Администрации общих служб требовали скорейшего завершения «бессмысленной» затеи, как называли здание критики, и успешного начала работы самого амбициозного совместного проекта федерального правительства и частных инвесторов.
Исследование
Специалисты подробнейшим образом изучили все материалы о строящемся объекте, появлявшиеся в прессе с 1990 г. Исходя из этого были определены ключевые сюжеты, неточности, мифы и домыслы, трудные вопросы и самые актуальные темы для обсуждения. Все это легло в основу подробного плана действий по изменению отношения к проекту. Был изучен опыт проведения церемоний открытия президентских библиотек Джорджа Буша и Рональда Рейгана. Особенно тесно сотрудничали с последней для понимания стратегии открытия и ознакомления со всеми тонкостями протокола.
Для управления процессом подготовки открытия здания проводились постоянные консультации с участием представителей Библиотеки и Фонда Рейгана, руководства Администрации общих служб, Совета Вашингтона по торговле и мэрии Вашингтона, госпожи Рейган, Майкла Дэвера (Michael Deaver) и руководства президентской администрации.
Планирование
· За несколько месяцев до официального открытия организаторами кампании были разработаны ключевые послания для противодействия волне негативных материалов в СМИ и переключения внимания общественности на достоинства здания и его дальнейшую жизнеспособность.
· Для привлечения средств массовой информации в июне 1997 г (за год до официального открытия) были организованы брифинг и экскурсия по зданию для редакции газеты Washington Post. Несколько недель спустя на первой полосе этой газеты вышла подробная статья в поддержку проекта.
· Был создан специальный Комитет по подготовке торжественного открытия, куда вошли представители Администрации общих служб, агентства Hill & Knowlton, архитектурной фирмы и компании арендодателя. Заседания проводились раз в неделю в течение десяти месяцев и два раза в неделю в течение двух последних месяцев до дня открытия.
· Была завоевана поддержка местного сообщества для одобрения идеи здания как необходимой площадки для развития международной торговли в федеральном округе Колумбия. Среди союзников, поставлявших материалы СМИ, были Совет Вашингтона по торговле, Совет Вашингтона по международным связям, Федеральный городской совет, Американский институт архитекторов, мэр города, сенаторы Дэниэл Мойнихэн (Daniel Moynihan) и Боб Доул (Bob Dole), расположенные поблизости гостиницы и частные фирмы, а также журнал Washington Business.
· Нужно было развеять мифы об объекте и продемонстрировать его достоинства. Для этого было организовано более 75 предварительных посещении для высокопоставленных чиновников федерального округа Колумбия, лидеров бизнеса, туристических и торговых организаций, потенциальных арендаторов, находящихся по соседству частных фирм и средств массовой информации. Чтобы доказать, что здание ожидает успешное будущее, с помощью пресс-релизов распространялись уже подписанные договоры об аренде и отчеты о завершении этапов строительства. Все это сочеталось с действиями федеральных арендаторов — Агентства по охране окружающей среды (Environmental Protection Agency, EPSA) и Агентства международного развития (Agency for International Development, AID). Потоки положительных новостей постепенно представляли объект в более выгодном свете.
Реализация
За полгода до официальной церемонии было принято решение, что основной акцент при открытии должен делаться на уникальном составе государственных и частных арендаторов, возможностях для международной торговли и архитектурной значимости здания. Первоначальная «тщательно спланированная» церемония была изменена и специально перенесена на последний день «Недели открытия — серии специальных мероприятий в области экономического развития, архитектуры и международной торговли, направленных на демонстрацию предназначения здания и степени его оснащения как торгового центра. Результатом этого недельного воздействия стал ряд статей, излагающих различные точки зрения на роль и значение здания. Это практически свело на нет возможность появления критических оценок.
Страницы: 1, 2, 3
