2. Этикет написания письма в современном бизнесе
Особо хотелось остановиться на этикете письма в современном бизнесе. Здесь существуют определенные каноны написания письма, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов.
Бумага для письма должна быть абсолютно чистой, аккуратно обрезанной. Желательно иметь фирменный знак письма с эмблемой фирмы, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, телефаксом и банковскими реквизитами.
Служебное письмо печатается на машинке на лицевой стороне без помарок. Страницы нумеруются, кроме первой, арабскими цифрами. Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 2 см. Печатается текст через полтора – два интервала. Абзац начинается с красной строки, с отступлением пяти интервалов от поля. Рекомендуется избегать переноса слов. В правом верхнем углу под адресом организации, отправляющей письмо, ставится дата отправления письма. Сокращения дат типа 16.10.2004г. в международной переписке не употребляется. Необходимо писать полностью число, месяц и год. Наименование фирмы или фамилия и адрес лица, куда направляется письмо, проставляется на левой стороне, чуть ниже строки с датой. Еще ниже, на левой стороне листа с отдельной строки пишут вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов по-русски «Уважаемый господин (мистер)» и фамилия адресата.
Если вы пишете своему партнеру впервые, необходимо начать с представления фирмы, ее целей и задач. Еще лучше послать партнеру буклет с подробной информацией о фирме. Однако рекламный материал не должен быть объемным. Текст должен быть на языке вашего партнера. Заканчивается письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение.
15.05.2007
Уважаемый господин Смит!
Мы узнали Ваше имя во время пребывания представителя нашей фирмы в Германии. Наш агент посетил туристическую контору города Дюссельдорфа в связи с организацией экскурсий в Германию российских школьников на период летних и зимних каникул, и сотрудники конторы любезно предоставили ему всю необходимую информацию, касающуюся Вас и Вашей фирмы. Нам стало известно, что Вы уже несколько лет успешно занимаетесь организацией экскурсий для учащихся немецких учебных заведений по странам Европы и Латинской Америки, и мы уверены, что Вас заинтересует наше предложение – организовать путешествия ваших школьников по нашей стране.
Наша фирма, которая в этом году отмечает свой юбилей – 10 лет успешной деятельности, - является крупнейшим туристическим агентством в Москве и у нас есть конторы и представительства во всех крупных городах России. Мы уже организовали путешествия французских и итальянских учителей и школьников по России и полагаем, что имеет смысл обменяться нашим опытом в этой сфере деятельности и заключить договор о сотрудничестве на взаимовыгодных условиях.
Представитель нашего экскурсионного бюро будет находиться в Германии с 1 по 10 июня и будет рад встретиться с Вами для обсуждения вопросов, связанных с заключением предполагаемого договора о сотрудничестве. Мы будем весьма признательны Вам, если Вы заблаговременно сообщите нам по факсу, какая дата и время наиболее подходит для Вас. Очень надеемся на общее сотрудничество.
С уважением, директор фирмы А.А. Иванов
3. Отношение к переписке в прошлом веке
В своем реферате мне хотелось бы написать о том, как относились к переписке в прошлом веке. Уверена, что основные ее положения приемлемы и сейчас, в 21 веке. Есть смысл перенять и некоторые правила, бытовавшие тогда. Потому что значительная часть хороших манер – это не дань моде, не сиюминутные веяния, а отшлифованные временем правила, следование которым избавляет нас от неудобств, принося радость от общения. В книге «Жизнь в свете, дома и при дворе» сказано:
1. Молодая девушка никогда не пишет мужчине, даже от имени своих родителей, который не приходится ей сродни;
2. Женщина не должна переписываться с мужчиной, который ей не муж;
3. Дети, в каком бы возрасте они ни были, находясь в разлуке с родными, должны писать родителям в Новый год, в именины и в дни рождения их. Письмо служит для детей отрадным утешением в разлуке с родителями, так как дает им возможность хотя и заочно, но все–таки лично выразить те чувства, которыми исполнено их сердце.
Письма к отцу и матери должны быть полны привязанности и покорного доверия;
4. Когда молодая особа пишет к своим подругам, она может принять шутливый тон и предаться излияниям дружбы; но в письме ее не должно быть того смирения, которым отличается письмо к старшим;
5. Когда кто-нибудь берет на себя обязательство передать кому-либо письмо, он обязан передать его нераспечатанным;
6. Вежливость предписывает не задерживать ответного письма, чего всеми силами надо избегать;
7. Каждое письмо состоит из четырех частей.
1) Обращение начинается титулом, когда обращаемся к лицу титулованному или просто именем, отчеством и фамилией.
2) Выступление начинается с какой-нибудь любезности, пожелания.
3) Изложение о предметах, интересующих адресата.
4) Заключение состоит в заявлении чувств преданности и почтения.
Постскриптум: при законченном уже письме иногда вспомнится то, что в него не вошло, а упомянуть непременно следует. Тогда в конце письма, обыкновенно под подписью, ставится знак «PS» и за ним приписывается забытое. Это добавление употребляется с короткими знакомыми, но избегается с высшими особами. Переписка ведется на почтовой бумаге белого цвета. Приличие требует, чтобы письмо было написано четко, во избежание затруднения читать его. Особенно внятно, без ненужных росчерков, должно писать свою фамилию. Часто случается – получивший письмо не может догадаться, от кого оно, и поэтому оставляет его без ответа. Конверты употребляются соответственно формату бумаги. В каждом письме ставится дата, т.е. значение месяца, числа, а иногда и года.
В моем реферате много рассуждений об этикете русского письма. Но очень бы хотелось привести конкретные примеры эпистолярного жанра прошлого века. Личные письма, благодарности, поздравления, приглашения… В них столько такта и благородства, достоинства и души!
4. Примеры написания письма в прошлом веке и современном мире
С Новым Годом.
Милостивый Государь Алексей Игнатьевич!
Все семейство наше, поздравляя Вас с Новым годом, желает Вам всякого благополучия и долгоденствия, и чтобы наступивший год для Вас был счастливее минувшего. Примите уверение в глубочайшем к Вам почтении.
П. С. …
С законным браком.
Радуюсь Вашему благополучию, долгом считаю поздравить Вас с законным браком и засвидетельствовать Вам свое искреннее желание, чтобы Всевышний благословил Вас всеми возможными благами, даровал Вам безмятежное спокойствие и ничем не нарушаемое согласие. Прошу Вас не лишать меня прежней дружбы, ценимой мною очень высоко.
Глубоко уважающий Вас и неизменно преданный Вам П. Л....
Приведенные выше образцы послужили мне хорошим примером при написании писем моему лучшему другу. Одно из них мне хочется прочитать в своем реферате.
Любовное письмо девушки к юноше.
Мой дорогой и любимый!
Я пишу тебе письмо – первое письмо в моей жизни, в котором я говорю о своей любви тебе! Чувства так переполняют меня, что я нуждаюсь высказаться. Сердце мое сильно бьется. Сегодня утром я включила свое любимое радио «Орфей», которое целый день передает классическую музыку, и получила неожиданный подарок: звучит концерт Брамса для скрипки с оркестром! Я много раз слышала его в разных исполнениях, но каждый раз мне хочется погрузиться в эту музыку, словно в кристально-прозрачную воду, и уплыть – далеко-далеко. Туда, где нет пространства и времени, а есть только музыка, и все живое живет ее звуками, и в ней все люди существуют не отдельно друг от друга, а вместе со всеми, ощущая такую близость и любовь, что слова им не нужны – они говорят и отвечают музыкой! Мне ничуть не стыдно своего восторженного состояния, я знаю, ты поймешь меня! Ведь ты сам тоже любишь и понимаешь музыку. И это она познакомила нас с тобой. Я помню, как мы с тобой в большой компании нашего класса проходили мимо какого-то дома и из открытого окна доносились волшебные звуки Моцарта, а ты остановился и стал слушать. Мы позвали тебя, а ты даже не услышал нас. Тогда я подошла к тебе и сказала: «Я тоже очень люблю этот концерт!» Прежде я никогда не обращалась к тебе, и мы ни о чем не разговаривали. А потом мы отстали от всех и долго гуляли и говорили о музыке, и стали вместе ходить на концерты. И я не знаю, как это произошло, и когда – мы полюбили друг друга. Сейчас мне кажется, что это было всегда! Растаяли в воздухе заключительные аккорды, но музыка не кончилась – она во мне. Моя душа спокойна, как зеркальная поверхность моря, когда ветер не волнует его. Я допишу свое письмо, встану из-за стола и пойду к тебе. Мы вместе будем слушать музыку наших чувств, мыслей, надежд – пусть это будет ВСЕГДА!
5. Разновидности писем по их характеру
Как известно, письма можно разделить по их характеру на деловые, дружеские, церемонные. Естественно, каждое из них имеет свои особенности, которым мы должны следовать в переписке.
Просьбы и прошения.
Писем, содержащих в себе просьбу, такое множество, предметы и причины их так разнообразны, что перечислить их невозможно.
Мы просим и о совете, и об услуге, и о месте. Мы просим у знакомых, у друзей, у чужих, у ниже и выше нас поставленных. Поэтому каждый раз, смотря по предмету и личности, просьба должна быть выражена в другой форме. И чем яснее и толковее изложена просьба, тем больше шансов на успех. В каждом прошении, вслед за разъяснением повода к просьбе, следует изложить причины, которые вынуждают нас обратиться с нею. Затем, коснувшись наших, зависящих от успеха, выгод, упомянуть об обязательствах, которые мы принимаем на себя относительно других лиц. В особенности внимательно надо обсудить все то, что мы хотим сказать в нашу пользу, чтобы оно не имело вида хвастовства или излишней уверенности в наших преимуществах. Мы должны выразить свою просьбу просто и скромно, но не униженно или высокомерно. Составляя прошение, необходимо помнить: то, что мы пишем, отражает наши мысли и наши чувства. Поэтому важно, чтобы читающего нашу просьбу расположили в нашу пользу не только слова, наши выражения, доводы, но и искренность и уверенность в его помощи и содействии.
Каждая благовоспитанная личность должна дать ответ в возможно короткие сроки. Каков бы он ни был, утвердительный или отрицательный, должен быть дан в крайне вежливой форме.
Благодарственные письма.
Личность, которой оказали услугу или приняли участие в ее судьбе, обязана выразить свою благодарность, хотя бы ее и не ожидали. Содержание подобного письма составляет выражение сердечной, искренней благодарности. Много уверять в готовности услужить не следует: может создаться впечатление, что мы не имеем доверия к бескорыстию других. Но если узнаем о возможности отплатить за услугу услугой, то следует воспользоваться этим случаем.
Извинения.
Они посылаются в том случае, если обители или оскорбили чем-нибудь. Извиняясь, надо быть откровенным и придерживаться истины. Искреннее признание вернее всего располагает к прощению. Если делаете извиниться за необдуманно сказанное слово или за оскорбительного содержания письмо, то следует сначала совершенно успокоиться, дать пройти минутной вспышке, - кто действует под влиянием гнева, тот никогда не поступает правильно. Только тогда ваше письмо с извинениями может достигнуть желаемой цели, если оно написано совершенно спокойно и предварительно серьезно обдумано.
Поздравления.
Поздравления пишутся только в случае радостного события. Следует стараться, чтобы они были по возможности кратки. Между родственниками или близкими друзьями можно еще позволить себе упомянуть в них о постороннем предмете, но относительно мало знакомой личности упоминание всего не относящегося к делу, неуместно.
Бумага с хорошенькой виньеткой совершенно подходит для поздравления себе равных. На Новый год многие пользуются первым или последним в году письмом, чтобы выразить свои поздравления и пожелания к Новому году. В его содержание должны входить воспоминания о прошедшем годе, о здоровье и о случившихся приятных получателю событиях. Следует пожелать в новом году здоровья, радости, благополучия и хорошо провести наступающий год.
Поздравления по случаю свадьбы всегда посылаются в форме письма. В них следует высказать участие в семейной радости по случаю счастливого события. Необходимо упомянуть (если знаем жениха и невесту), что их хорошие качества составят залог их будущего счастья, и окончить письмо пожеланиями счастливого будущего и всегда безоблачного неба в брачной жизни молодых.
Рождение ребенка – событие, тоже требующее письменного поздравления. Содержание его состоит в выражении нашей радости по поводу счастливого события, несколько слов о маленьком, и, наконец, пожелания счастья как ребенку, так и его матери. Высказать свое участие к последней необходимо.
Соболезнование.
Письма, выражающие соболезнование, самые трудные, так как вообще помочь горю словами почти невозможно. Поэтому цель этих писем – не желание утешить, а только выразить свое участие или соболезнование. Помогают перенести утрату добрые, хорошие воспоминания, которые дорогое нам лицо оставило по себе в памяти всех, его знавших.
Размолвка или окончательный развод двух до сих пор любивших друг друга людей тоже заслуживает соболезнования. В какой форме выражено будет участие – зависит от обстоятельств; но деликатность, такт всегда благотворно влияющие на больное сердце, должны быть и в этом случае главными руководителями при составлении письма.
Заключение
Исследуя материал по этикету эпистолярного жанра, я пришла к выводу, что современное письмо претерпело немало изменений и, к сожалению, не в лучшую сторону. Не хватает чувства уважения к адресату, такта, благородства, души. Поэтому нужно уважительнее относиться к переписке.
Перечитывая образцы этих писем, ловлю себя на мысли, что некоторые и сегодня, в 2007 году, можно копировать почти в точности. Не сомневаюсь, приведенные примеры не будут лишним для нас, людей электронного века, которым хорошим пример тоже не помешает.
Вы любите получать письма? Тогда научитесь их писать. Хороших манер не бывает много, зато их отсутствие заметно всегда.
Список используемой литературы
1. Культура устной и письменной речи делового человека. Справочник. Москва, 1997г.
2. Л.А. Глинкина. Речевой этикет в частных письмах 19 века.
3. В.Е. Гольдин. Этикет и речь. Саратов, 1978г.
4. А.А. Акишина. Русский речевой этикет. Москва, 1983г.
5. Н.И. Формановская. Речевой этикет и культура общения. Москва, 1989г.
6. С.В. Шевцова. Речевой этикет. Справочник. Москва, 1990г.
7. М.А. Кронгауз. Изменения в современном речевом этикете. Жизнь языка. Москва, 2000г.
8. М.В. Колтунова. Язык и деловое общение. Москва, 2000г.
Страницы: 1, 2
